社員研修ブログ（８８６号）会議にルールはありますか？
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とある会社の会議を、見学させてもらったことがあります。
活発に意見交換がなされていたのを覚えています。
その会議では、会議のルールが定められていました。
その一部は、
○発言はＩメッセージのみ！
○人のアイディアを否定する時は第二の案を出す！
といったものでした。
発言はすべて、「私は・・・・・」から始めなければならないのです。
また、
「その案は駄目だ！」
「お前はどうのこうのだ！」
という、第三者を否定する発言は“なし”なのです。
「その意見に関して、私はかくかくしかじかだと思います。
なので、こうする方がいいと思います。」
「私はA案には納得できていないのです。
なぜならば・・・・・だからです。
なので、私はB案に取り組みたいです。」
という、自分の意見として発言するのです。
その会社の以前の会議では、部長が部下の意見を批評しては、ダメ出しばかりしていたそうです。
その部長は退職していますが、当時は自分の立場を守るために部下を否定していたのではないか？と社長は推測していました。
部下から出てきた意見の批判はするけれど、自分の意見は持っていない状態だったそうです。
それを「これからは若いみんなが自らアイディアを出して、自分たちで会社を作り上げていく時代だ！」という発言で誤魔化していたそうです。
なので、新しい取り組みやチャレンジすることが、ほとんど決まらなかったのです。
その上司の発言で、話が右に左に外れていくのを防ぐと同時に、話し合いそのものを否定的な発言ではなく、建設的なものにするために会議にルールを定めたのでした。
あなたは会議をする時に、ルールを定めているでしょうか？
色んな役職者が参加する会議などは、ルールを設定していた方がスムーズに進行できることが多々あります。
ルールの役割には、いくつかあると思います。
役職が上の人や発言力のある人に、進行自体が引っ張られて、参加者が傍観者になってしまうことを防ぐため。
あるいは、意見の言いにくい雰囲気を失くし、活発に全員が意見を発表できる様にするため。
等など。
どんな会議にしたいのか？
そのためには、どういう進行をすればいいのか？
会議の結果と過程をイメージして、ルールを定めていけば良いのです。
また、ルールだけではなく、会議の名称や会議をする場所なども工夫をすれば、より活発な会議になりますよ。
あなたは会議にルールを定めていますか？
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